KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
| Doküman İsmi | Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası |
| Hedef Kitle | Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti tarafından kişisel verileri işlenen gerçek kişiler |
| Hazırlayan | Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti Kişisel Verileri Koruma Komitesi |
| Onaylayan | ALİ YUSUF MART |
| Yürürlük Tarihi | 01/01/2026 |
İşbu belge Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti’nin yazılı izni olmaksızın çoğaltılıp, dağıtılamaz.
| Kavram | Tanım |
|---|---|
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| İlgili Kişi / Kişisel Veri Sahibi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi. |
| Silme | Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. |
| Yok Etme | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. |
| Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Bu yöntemle, kişisel verilerin alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. |
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Bu düzenlemenin amacını, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında; çalışanların, çalışan adaylarının, stajyerlerin, müşterilerin, müşteri çalışanlarının, tedarikçilerin, tedarikçi çalışanlarının, ziyaretçilerin kişisel verileri ile diğer kişisel veri niteliğine haiz tüm verilerin korunması oluşturmaktadır.
Bu Politika ile kişisel verilerin işlenmesi, korunması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi konusunda Şirketimiz tarafından benimsenecek ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeler ortaya konulmuştur.
Bu Politikanın amacı, Şirketimiz tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen süreçler konusunda, kişisel verileri işlenebilecek gerçek kişileri bilgilendirmek ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikasını belirlemektir.
Bu Politika; Şirketimiz tarafından verileri işlenen gerçek kişilerin, tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Kişisel Verileri Koruma Komitesi tarafından düzenlenen bu Politika, Şirket Yönetiminin kararı ile yürürlüğe girer ve talep edilmesi durumunda ilgili kişilere e-posta ile gönderilir.
Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti, KVKK'nın 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda aşağıda belirtilmiş olan ilkelere dikkat etmektedir.
Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti'de, kişisel verilerin işlenme süreçlerinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca Şirketimiz, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır.
Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak kişisel verilerin güncel ve doğru olmasını sağlamak amacıyla gerekli tedbirleri almakta, bu konuda maksimum özen göstermektedir.
Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti, kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, ilgili kişiye belirttiği amaç dışında, başka amaçlarla veri işlememektedir. Şirketimizin işlediği veriler, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olduğu kadardır.
Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti, amaçla bağlantılı olarak yeterli veriyi temin etmekte, gerekli olmayan veriyi işlememektedir. Mevcut olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplamamaktadır.
Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti, kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile veya işlendikleri amaç ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmaktadır. Bir süre belirlenmemişse, kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye, bu politikanın 7. bölümünde yer verilmiştir.
Aşağıda yazan şartlardan birinin varlığı durumunda kişisel veriler işlenebilir:
Şirketimiz, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.
Şirketimiz tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVKK'da öngörülen düzenlemelere uygun davranılmaktadır.
Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, gerekli önlemler alınarak aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ancak işyeri hekimimizin kontrolünde işlenmekte aksi halde veri sahibinin açık rızası alınmaktadır.
Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veriler, aşağıda belirtilmiştir. Bununla birlikte, her bir kişisel veri sahibi özelinde hangi verilerin işleneceği; kişisel veri sahibi ile Şirketimiz arasındaki ilişkinin niteliği ve kullanılan iletişim kanalları gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmektedir.
| Kişisel Veri | Açıklama |
|---|---|
| Kimlik | Ad, Soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi/yeri, cinsiyeti, medeni hali, yaşı, uyruğu ve kimlik üzerindeki diğer kişisel veriler ile sürücü belgesi, imza |
| İletişim | İş adresi, ikamet adresi, e-mail adresi, çalıştığı firmanın ismi, şirket telefon numarası / şahsi telefon numarası |
| Lokasyon | Şirket araçlarındaki takip sistemi ile alınan konum verisi |
| Fiziksel Mekân Güvenliği | Güvenlik kamerası ile alınan görüntü ve ses kaydı |
| Finans | Banka hesap bilgileri, IBAN No, ücret bilgisi |
| Hukuki İşlem | Dava ve icra dosyalarındaki kişisel veriler |
| Görsel Kayıt | Fotoğraf |
| Mesleki Bilgi | Öğrenim durumu, mezun olunan okullar, mezuniyet tarihi/derecesi, yabancı dil bilgisi, iş tecrübesi, bilgisayar bilgileri, mesleği, görevi, unvanı, sertifika/kurs/diploma bilgileri, mesleki yeterlilik bilgisi/belgesi |
| Müşteri İşlem | Cari hesap bilgileri, çek bilgisi, fatura bilgileri, fatura adedi/tutarı, irsaliye bilgileri, kaşe bilgisi, teklif mektupları |
| Tedarikçi İşlem | Fatura bilgileri, ürün bilgisi, çalıştığı firma ismi |
| Risk Yönetimi | İşverene ait imza sirküsü, vekâletname |
| Özlük | Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük işlemlerinin yapılması için alınan kişisel veriler; sözleşme tarihi, işe başlama tarihi, personel No, kart No, bordro bilgileri, devam/devamsızlık bilgisi, yerleşim yeri/ikametgâh bilgisi, nüfus kayıt örneği, askerlik durumu, izin bilgileri, zimmet bilgileri, taahhütnameler, savunma ve tutanaklar, İSG eğitim belgeleri ile işten ayrılan çalışanlara ait; istifa/fesih sebebi, işten çıkış tarihi/kodu, kıdem/ihbar/diğer alacaklara ilişkin tutarlar |
| Diğer | Çalışan adaylarına ait; referans bilgisi, ücret beklentisi, talep ettiği iş, işe başlayabileceği tarih |
| Özel Nitelikli Kişisel Veriler | Sağlık Bilgisi: İşe giriş ve periyodik muayene formundaki sağlık verileri, iş göremezlik raporundaki sağlık verileri, kan grubu Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri: Çalışanlara ve stajyerlere ait adli sicil kaydı bilgisi |
Şirketimiz tarafından kişisel verileri işlenenler; işveren, çalışan, çalışan adayı, stajyer, müşteri, tedarikçi, ziyaretçidir.
Şirketimiz tarafından kişisel verileriniz;
amacına uygun olarak işlemektedir.
Şirketimiz, kişisel verileri;
Şirketimiz, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır.
Kişisel verilerin ne kadar süre saklanması gerektiğine dair mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Şirketimiz tarafından, o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirketin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmektedir.
Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat veya Şirketimizin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirketimize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilememekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Şirketimiz tarafından; fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması, can güvenliğinin temin edilmesi ve iş denetiminin yapılması amacıyla kişinin mahremiyetine müdahale sonucu doğurmayacak şekilde belirli alanlarda kamera ile görüntü ve ses kaydı yapılmaktadır. Şirketimiz tarafından güvenlik amacıyla yapılan kamera ile izleme faaliyetinde KVKK'ya uygun hareket edilmektedir. Kamera ile izleme faaliyeti ile ilgili bilgilendirme; işbu politika yayımlanarak, izleme alanlarında izlem yapılacağına ilişkin işaret ve levhalar ile aydınlatma metni asılarak yapılmaktadır.
Kameraların izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenliği sağlamaya yetecek şekilde belirlenmektedir. Kamera ile elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. Şirketimiz tarafından, kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel veriler, 3 ay muhafaza edilmektedir.
Kamera kayıtlarına yalnızca Şirket yetkilileri erişebilmekte ve bu kayıtlar sadece vaka yaşanması veya talep edilmesi halinde kolluk kuvvetleri ve adli makamlarla paylaşılmaktadır.
Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişi, kurum ve kuruluşlar veri sahibi ile Polentar Tarım ve Plastik San. ve Tic. Ltd. Şti arasındaki ilişkinin türüne, niteliğine göre değişebilmekle birlikte genel itibariyle aşağıda gösterildiği gibidir.
Kişisel verileriniz;
6698 sayılı Kanun'un 8. maddesindeki şartlar çerçevesinde aktarılmaktadır.
Şirketimiz, bünyesindeki kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.